# Verfahren
# Verfahrensübersicht
Die Verfahrensübersicht ist eine benutzerfreundliche und interaktive Darstellung von laufenden Verfahren. Sie enthält folgende Spalten:
- Kennung: Eine eindeutige Identifikation für jedes Verfahren. Die Kennung ist klickbar, und wenn ein Benutzer darauf klickt, wird er zur Detailseite des entsprechenden Verfahrens weitergeleitet, wo umfassendere Informationen verfügbar sind.
- Kategorie: Zeigt die Art oder Klassifizierung des Verfahrens an. Dies ermöglicht eine schnelle Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten von Verfahren.
- Frist: Gibt an, bis wann das Verfahren abgeschlossen sein muss oder eine bestimmte Aktion erfolgen muss. Die Frist unterstützt die Benutzer dabei, Verfahren mit dringendem Handlungsbedarf zu priorisieren.
- Eingegangen am: Zeigt das Datum an, an dem das Verfahren eingegangen ist oder gestartet wurde. Diese Information hilft dabei, die zeitliche Abfolge der Verfahren zu verfolgen.
- Status: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstatus jedes Verfahrens an, beispielsweise "Neu", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen". Die Statusangabe ist sortierbar, und der Benutzer kann durch Klicken auf das Sortiersymbol neben der Spaltenüberschrift die Verfahren nach ihrem Status ordnen.
- Portal: Gibt an, über welches Portal oder welche Plattform eine Meldung eingereicht wurde . Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Portale im Einsatz sind.
Die Verfahrensübersicht ermöglicht den Benutzern die Anwendung verschiedener Filter, um gezielt nach bestimmten Verfahren zu suchen. Die filterbaren Spalten sind Kategorie, Eingegangen am, Status und Portal. Durch die Filterfunktion können Benutzer ihre Ansicht auf bestimmte Kategorien, Zeiträume, Bearbeitungsstati oder Plattformen einschränken, um die gewünschten Informationen schneller zu finden.
Insgesamt bietet die Verfahrensübersicht eine klare und gut organisierte Darstellung der Verfahrensdaten, die dem Benutzer ermöglicht, effizienter zu arbeiten und wichtige Informationen auf einen Blick zu erfassen.
# Meldung einreichen
Damit ein Hinweisgeber eine Meldung einreichen kann, muss im ersten Schritt der Zugang zu Ihrem Meldeportal gewährleistet sein. Kommunizieren Sie in Ihrem Unternehmen wie Ihre Mitarbeiter ihr internes Meldeportal erreichen können und wie es genutzt wird.
# Neue Meldung einreichen
Um eine neue Meldung einzureichen müssen nachfolgende Schritte durchgeführt werden:
- Öffnen Sie die URL Ihres Meldeportals
- Klicken Sie auf Neue Meldung einreichen
- Sie haben nun die Möglichkeit eine Meldung anonym einzureichen. Ist dies nicht gewünscht füllen Sie bitte die nötigen Pflichtfelder aus
- Wählen Sie eine Kategorie um Ihren Hinweis thematisch einzuordnen
- Hinterlegen Sie eine Beschreibung Ihres Hinweises
- Sie können auch optional eine Sprachaufzeichnung hinzufügen
- Fügen Sie Anhänge hinzu. Anhänge können Bild-, Text- und Audioformate sein.
- Klicken Sie auf Meldung einreichen
Ein Hinweisgeber wird nach dem Einreichen auf eine Bestätigungsseite geleitet. Es ist wichtig, dass nun das persönliche Verfahrens-Passwort heruntergeladen wird da dies Hinweisgebern den Zugang zum Verfahren gewährleistet.
# Verfahren als Hinweisgeber öffnen
Eine eingereichte Meldung lässt sich über das Meldeportal mithilfe des persönlichen Verfahrens-Passwort öffnen. Dieses Passwort erhalten im letzten Schritt einer Einreichung und muss vom Hinweisgeber manuell heruntergeladen werden.
- Öffnen Sie Ihr Meldeportal
- Klicken Sie auf Mein Verfahren (Login)
- Geben Sie Ihr Verfahrens-Passwort ein
- Bestätigen Sie mit Klick auf Verfahren anfordern
Sie befinden sich nun in Ihrem Verfahren. Nutzen Sie es um auf Rückfragen der Meldestelle zu antworten oder weiterführende Informationen zu Ihrer Meldung zu geben.
# Verfahren intern erstellen
Sollten Sie einen Hinweis nicht über das Hinweisgebersystem erhalten haben, steht Ihnen die Option der internen Einreichung zur Verfügung.
# Neues Verfahren erstellen
- Navigieren Sie zunächst zu Alle Verfahren
- Wählen Sie oben rechts Neues Verfahren erstellen aus
- Wählen Sie das entsprechende Meldeportal und einen Meldekanal aus
- Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm
TIP
Damit eine Meldung intern eingereicht werden kann, ist die Erstellung eines Meldeportals nötig da sonst keine Zuordnung getroffen werden kann.
# Verfahren bearbeiten
Über Alle Verfahren in der linken Navigationsleiste gelangen Sie zur Verfahrensübersicht.
- Öffnen Sie ein gewünschtes Verfahren indem Sie auf die Kennung klicken.
- Sie werden aufgefordert den Datenzugriff zu aktivieren. Nutzen Sie dafür Ihr Benutzer- oder Wiederherstellungspasswort und klicken Sie auf Entschlüsseln
- Sie befinden sich nun auf der Detailseite eines Verfahrens
Es stehen Ihnen nun mehrere Optionen zur Verfügung.
Sie können:
- einem Hinweisgeber antworten
- den Status einer Meldung ändern
- sofern vom Hinweisgeber nicht korrekt hinterlegt, kann die Kategorie angepasst werden
- das Verfahren exportieren
- das Verfahren löschen
TIP
Um ein Verfahren öffnen zu können, müssen Sie zunächst den Datenzugriff aktivieren.
# Verfahrens-Passwort
Ihr persönliches Verfahrens-Passwort ist die zentrale Komponente in einem sicheren und vertraulichen Meldeprozess. Die dazugehörige .pdf-Datei enthält zwei wichtige Informationen: die URL des Meldeportals und das einzigartige Verfahrens-Passwort. Dieses Passwort wird speziell für jeden Benutzer generiert und ermöglicht den Zugang zu sensiblen Daten und geschützten Informationen.
Inhalt der .pdf zum persönlichen Verfahrens-Passwort: Die .pdf-Datei, die das persönliche Verfahrens-Passwort enthält, besteht aus zwei essenziellen Elementen:
- URL des Meldeportals: Hierbei handelt es sich um die Webadresse, über die der Benutzer Zugriff auf das Meldeportal erhält. Dieses Portal ist der Zugangspunkt für vertrauliche Daten und Dokumente, die nur für den autorisierten Nutzer bestimmt sind.
- Verfahrens-Passwort: Das Verfahrens-Passwort selbst ist eine eindeutige Zeichenkombination, die es dem Benutzer ermöglicht, auf das Meldeportal zuzugreifen und verschiedene sicherheitsrelevante Aktionen durchzuführen. Es ist unerlässlich, dass dieses Passwort mit äußerster Vertraulichkeit behandelt wird.
Wichtige Informationen zum sicheren Umgang mit dem Verfahrens-Passwort:
- Einzigartigkeit und Exklusivität: Das Verfahrens-Passwort wird speziell für jeden Benutzer generiert und sollte niemals an Dritte weitergegeben werden. Es ist ausschließlich für den persönlichen Gebrauch bestimmt und darf keinesfalls mit anderen geteilt werden.
- Sicherer Speicherplatz: Die Sicherheit des Verfahrens-Passworts ist von entscheidender Bedeutung. Es sollte an einem geschützten und für Unbefugte unzugänglichen Speicherplatz aufbewahrt werden. Empfohlen wird beispielsweise die Verwendung eines verschlüsselten Passwort-Managers oder einer physischen Schließfachlösung.
- Sofortige Meldung bei Verdacht auf Kompromittierung: Falls der Verdacht besteht, dass das Verfahrens-Passwort kompromittiert wurde oder in falsche Hände geraten sein könnte, sollte umgehend die verantwortliche Stelle informiert werden, um geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.
Bitte beachten Sie, dass die Entschlüsselung, Einsicht und Beantwortung von Rückfragen im Zusammenhang mit vertraulichen Daten nur mit dem für Sie generierten Verfahrens-Passwort möglich ist. Durch die sorgfältige Einhaltung dieser Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten Sie den Schutz Ihrer persönlichen Informationen und tragen zur Integrität des gesamten Meldeprozesses bei.